(Berlin, 18. Januar 2013) Warnstreiks an deutschen Flughäfen, Demonstrationen in Spanien oder der Hurrikan Sandy in den USA – die wenigsten Unternehmen sind auf derartige Ereignisse bei Geschäftsreisen vorbereitet. Gerade einmal 23 Prozent der Firmen verfügen über ein professionelles Risikomanagement, wenn sie ihre Mitarbeiter auf Reisen schicken. Zu diesem Ergebnis kommt die Umfrage “Chefsache Business Travel” von Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV).
Die Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter und sich selbst gegen Risiken auf Geschäftsreisen abzusichern, sind vielfältig und reichen von der Unterstützung bei gestohlenen Papieren über einen jederzeit verfügbaren Ansprechpartner bis zum Auffinden einzelner Reisender in Krisen, so dass diese im Notfall kontaktiert werden können. “Voraussetzungen sind die Bereitstellung einer soliden Datenbasis und gezielt gesteuerte Informationen von einem professionellen Geschäftsreisebüro”, betont Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel des Deutschen Reiseverbands (DRV). Dadurch wissen Unternehmen jederzeit, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten und welche potenziellen oder bereits eingetretenen Gefahren es in diesen Gebieten gibt. Sie sind damit in der Lage, frühzeitig zu reagieren und zum Beispiel die Route zu ändern oder die Geschäftsreise zu verschieben.
Gerade kleinere Unternehmen machen von diesen Möglichkeiten jedoch nur selten Gebrauch. Laut DRV-Studie verfügen nicht einmal 20 Prozent der Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern über ein professionelles Risikomanagement auf Geschäftsreisen. Bei großen Firmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten sind es mit 41 Prozent zwar doppelt so viele. Allerdings verfügt auch hier nur die Minderheit über entsprechende Notfallpläne. “Die Studie zeigt, dass die meisten Unternehmen nicht auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet sind, die bei Geschäftsreisen auftreten können”, sagt Stefan Vorndran. Dabei ist ein Risikomanagement nicht nur bei Geschäftsreisen in Krisengebiete wie Libyen oder den arabischen Raum wichtig. Auch in Deutschland können überraschende Ereignisse den Ablauf der Geschäftsreise stören, zum Beispiel im Falle von Unwettern oder plötzlichen Warnstreiks.
Unternehmen ohne ein professionelles Risikomanagement setzen in Fällen wie diesen nicht nur ihre Mitarbeiter, sondern auch sich selbst einem Risiko aus. Denn sie sind gesetzlich zur Fürsorge gegenüber ihren Angestellten verpflichtet. Kommen sie dem nicht nach, drohen finanzielle und juristische Sanktionen sowie ein damit verbundener Imageschaden.
Der Experte rät Unternehmen deshalb dringend dazu, dieses Thema ernst zu nehmen und die Unterstützung von Geschäftsreisebüros in Anspruch zu nehmen. Diese erfassen sämtliche Informationen und stellen sie allen Beteiligten bei Bedarf zur Verfügung. So können Firmen im Notfall schnell und effektiv Maßnahmen zum Schutz ihrer Mitarbeiter einleiten.
“Mit einem professionellen Risikomanagement erhalten Mitarbeiter das beruhigende Gefühl, im Notfall auf ihren Arbeitgeber bauen zu können. Und die Arbeitgeber erfüllen ihre gesetzliche Fürsorgepflicht”, sagt Vorndran. Außerdem gewährleisten die Unternehmen, dass ihre Mitarbeiter sich ganz auf das eigentliche Ziel von Geschäftsreisen konzentrieren können: den Abschluss oder die Vorbereitung von Geschäften.
Für die Studie “Chefsache Business Travel 2012” im Auftrag des Deutschen Reiseverbands (DRV) wurden 222 Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und Mitglieder der Geschäftsführung aus Unternehmen ab 300 Mitarbeitern zum Thema “Geschäftsreisen” befragt. Die Interviews wurden mit der Methode des Computer Assisted Telephone Interview (CATI) durchgeführt.
Auf Geschäftsreisen setzen Unternehmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Knapp 90 Prozent schicken ihre Mitarbeiter mit dem Ziel auf Reisen, Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen oder zumindest vorzubereiten. Der effizienten Gestaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen misst die Chefetage jedoch trotzdem oft keine strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer. Nicht nur Kosten, sondern auch andere Kriterien wie zum Beispiel Nachhaltigkeit oder Sicherheit gilt es zu beachten. Ziel der Initiative von Travel Management Companies im DRV ist es, Geschäftsreisen als strategisches Management-Thema zu verankern und den Nutzen eines professionellen Geschäftsreisemanagements in Zusammenarbeit mit den Geschäftsreisebüros auf Entscheider-Ebene besser bekannt zu machen.